פוסט אורח | נועה בן ישי שקד
לפני המון שנים ראיתי ראיון עם אשת עסקים מצליחה באחת התוכניות בערוץ 2 ונחרט במוחי המונח ״למקבל״.
האישה המרואיינת רצה על המסך ממקום למקום, עשתה מילון דברים בו זמנית ואמרה שהפעולה האהובה עליה היא למקבל משימות, או במילים פשוטות – לבצע מספר משימות במקביל. אני ממש זוכרת שהסתכלתי על המסך בהשתאות וידעתי שאני רוצה להיות כזאת!
לא מעט זמן ג׳ינגלתי (מלשון להטוטנות – Juggling) בין מיליארד דברים והרגשתי ש – הנה! אני עושה את זה, ניצחתי את המערכת ואני האישה ששאפתי להיות, הממקבלת האולטימטיבית = סופר יעילה. סופר פרודקטיבית. בום.
אז זהו שלא.
בזמן האחרון התחדדה לי התחושה שמולטיטאסקינג (ביצוע מספר משימות בו זמנית) – פשוט לא עובד לי!
במדד המיידיות – תחושה מדהימה וממכרת של הצלחה וסימון וי על משימות. הדפתי מיילים עוד לפני שהספיקו להיכנס והייתי דואגת באובססיה שהנקודה האדומה של ההתראות בפייסבוק, וואטסאפ ואינסטגרם לא תראה את פרצופה מסכי.
במדד האיכות ולטווח הרחוק – מדובר בהונאה עצמית ובעיקר שחיקה, הרי אותן משימות שתקתקתי כביכול, לא היו משימות איכות, חשובות שמקדמות אותי בפן העסקי והאישי, אלא משימות שטוחות יחסית, שנולדו במהלך היום ואני הגבתי וטיפלתי בכולן מיידית, לא משנה מה רמת הדחיפות, תוך כדי ביצוע המשימות המתוכננות. הטיפול המיידי גרם לפגיעה באיכות ובקצב ביצוע המשימות החשובות.
בחודשים האחרונים זה הגיע למצבי קיצון שפשוט הרגשתי שהקשב שלי נודד מצד לצד, בלי שליטה ובלי מעצורים. אני מדלגת בקצב היסטרי בין 20 טאבים (דפי אינטרנט) שפתוחים לי במחשב, מידי פעם עוברת למסמך של כתיבת הפוסט לבלוג, מרימה את הטלפון לבדוק מיילים, בדרך מזהה נקודה אדומה של התראה באינסטגרם, נגררת לשם, קופצת התראה בוואטסאפ בחלק העליון של הטלפון מדלגת אליה מבלי לסיים באינסטגרם, יש לי שיחה נכנסת שקוטעת את ההודעה שהתחלתי לכתוב בוואטסאפ – דיייייייייייייי.
זה היה הרגע בו התחלתי לחקור ולצלול לעומקו של הנושא.
הפרכת יעילות המולטיטאסקינג
מצפים מאיתנו כל הזמן בחייים ובעבודה לעשות כמה דברים במקביל, עד כדי כך שמולטיטאסקינג הייתה המילה שהייתי הכי גאה לומר בראיונות ולכתוב בקורות חיים, אבל הזמנים השתנו והנה כמה עובדות שמערערות על יעילות המקבול המפואר.
-
ריבוי משימות פוגע ברמת הביצוע – באחד הפודקאסטים המצוינים של יהודית כץ ״חושבים טוב״ היא מארחת את ד״ר תומר בקלש, המתמחה בחקר המוח, הפרסום והשיווק והוא אומר בהקשר הזה ״דווקא אותם אלה שחושבים שעושים נורא טוב כמה דברים במקביל, רמת הביצועים שלהם היא הנמוכה ביותר״
״…לצערנו יש דרישה מאיתנו כן לבצע כמה משימות במקביל… אם אנחנו כבר נאלצים לעשות מולטיטסקינג תנסו לעשות אותו בצורה כזאת שהמוח יעבוד על אזורים שונים שהוא עושה אותם במקביל, כמו הליכה ולדבר בטלפון. אל תנסה לענות בפייסבוק תשובה בזמן שאתה מדבר עם הילד שלך והוא שואל אותך שאלה, כי זה שני אזורים וורבאליים, שפתיים וזה הולך להתנגש אחד בשני״. ״… תנסה לא לעשות פעולות הקשורות באותו המרחב המוחי״ הצורה בה רב-משימתיות כן עובדת, היא כזו שלפחות משימה אחת תהיה כל כך מתורגלת, שהיא נעשית ללא מחשבה.
-
מעבר מהיר בין משימות, חזרה איטית לריכוז מחודש – כשאנחנו נמצאות במצב של ריבוי משימות (כתיבת פוסט תוך כדי מענה לוואטסאפ, תוך כדי המתנה על רמקול לשירות לקוחות) – רמת הריכוז שלנו יורדת. הרי אי אפשר באמת לעשות הכל בו זמנית, אז המעבר (טאסק סוויצ’ינג) בין כתיבת הפוסט, לשיח עם שירות הלקוחות, לכתיבת ההודעה, גורם לנו כל פעם לצאת מריכוז במשימה מסוימת. כשאנחנו רוצות לחזור למשימה שנטשנו, ידרשו כמה דקות עד חזרה מלאה לאותה רמת הריכוז שהיינו בה קודם = בזבוז זמן.
-
אשליית המולטיטאסקינג – הרבה פעמים התחושה הזאת שאנחנו ״על זה״, כשאנחנו מבצעות המון משימות בו זמנית, היא אשלייה ומה שקורה בפועל הוא הלוך חזור אובססיבי בין המון משימות שאינן מבוצעות עד הסוף, מתוך רצון עז שלא מתיישב עם המציאות – לבצע את כל המשימות בשלמותן, עכשיו!
״אפקט צייגרניק״ על שם הפסיכולוגית בלומה צייגרניק, מתאר מצב בו איננו יכולות למחוק מנטלית את המשימות שלא סיימנו, הן מציקות לנו בתת ההכרה ורוצות שנשלים את ביצוען. אפקט זה יכול להסביר את הריצה ממשימה אחת לשניה, מחשש לשכוח את שנותר פתוח ורצון לסגור אותו סופית. כמעט בכל הודעה, מפגש, שיחה, מייל נוצרת עוד משימה לביצוע. כדי להתגבר על אפקט זה, עוד לפני ביצוע המשימה, פשוט צריך תוכנית פעולה – אם אכניס ליומן את הצעד הבא שלי בנוגע לאותה משימה פתוחה, השקט יוחזר לראש.
-
תחימה וריכוז של ״זמן המסך״ שלנו – באותו פודקאסט שהזכרתי קודם, מוזכרת הפונקציה בטלפון שנקראת ״Screen Time״, היא קפצה לי לא מזמן בתור התראה (יום אחרי שמיעת הפודקאסט. מלחיץ משהו. תפסיקו לעקוב אחרי!) והתרגשות + לחץ קל + חוסר הפתעה שטפו אותי לנוכח הנתונים שהתגלו שם.
אני לא מעט זמן בטלפון, ובהקשר של מולטיטאסקינג – זה חידד לי את המודעות לכך שאני מתחילה משימה ותמיד עוצרת כדי לענות לוואטסאפ, לבדוק התראות באפליקציות ואפילו סתם – לראות אם הטלפון נושם ואם מישהו חיפש אותי. את כל זה אני עושה ללא רגשות אשם, כי עוטפת אותי אותה תחושה טובה שציינתי קודם, של הספק מזויף.
המטרה שלי ליעד לכל אותן מיני משימות, שיטוטי רשתות חברתיות, הודעות ומיילים קופצים משבצת ברורה בלו״ז למשל בזמן הכנת הקפה, התארגנויות, הכנת ארוחת צהריים, או ממש זמן מוגדר של כמה דקות בכל שעה עגולה.
תחשבו על זה – הרי לא נלך לסופר בכל פעם שנגמר פריט אחד במקרר, זה יהיה בזבוז זמן מטורף ולא נספיק לעשות כלום. מה שכן – אנחנו נעשה רשימה, נכניס זמן מיועד בלו״ז ואחת לכמה זמן נלך באופן מרוכז לקנות מה שחסר.
ברור לי שחלק גדול מהעבודה היום קשור בשיווק דרך הרשתות החברתיות, והג׳ימייל והוואטסאפ הם כלי עבודה מרכזי , אבל זה לא אומר שצריך להיות שם ללא שליטה. ממליצה לבחון את זמן המסך שלכן ובאופן מודע לנסות להוריד מינונים. *איך להגיע למסך המדובר באייפון? Settings -> Screen Time.
-
עבודת עומק במקום עבודה מפוזרת ושטוחה – על הספר – Deep Work של הפרופסור למדעי המחשב, קאל ניופורט, שמעתי לראשונה אצל יעל חלק, חוקרת שינוי התנהגות באוניברסיטת Duke בצפון קרוליינה. בספרו מתאר ניופורט שהמיילים והרשתות החברתיות, במהלך יום העבודה גורמות למשימות הפשוטות ביותר לארוך זמן רב. כדי להצליח ליצור את העבודה העמוקה הזו שהוא מדבר עליה, ללא הסחות, אנחנו חייבים ליצור לנו מסגרת זמן, מקום, תנאים שיעודדו ריכוז במשימה.
בשורה התחתונה – תחושת ההיי הממכרת, של תקתוק מספר משימות בו זמנית, מטעה ולא לגמרי משרתת אותנו.
אני רוצה להכיר לכן כמה שיטות שאתן יכולות ליישם מיידית למיקוד במשימה אחת.
ממליצה לנסות חלק מהשיטות במשך כמה ימים, לראות מה עובד ומה פחות וכך לקבע הרגלים חדשים טובים.
מיקוד יומי ב-2-3 משימות בלבד!
נכון, זה לא באמת אפשרי להתעסק רק ב-2 משימות במשך כל היום. אבל זה כן אפשרי לחשוב ולהגדיר אותן בבוקר בתור האבנים הגדולות והחשובות של אותו יום. רק עצם ההגדרה וההכנסה ללו״ז בתור הבלוקים הגדולים שלי, מבחינת צריכת זמן, יעשו פלאים. תסמכי עלי.
יצירת בלוקים קטנים של זמן המיועדים לאבנים הקטנות
ליצור לו״ז ריאלי שלא מתעלם משום דבר שקורה בפועל – ארוחת בוקר, צהריים וערב, הפסקות קפה, זמן מוגדר ל- תיאום תורים, להתארגנות לאימון, לשיווק ברשתות החברתיות, מעבר וטיפול במיילים וזמן ניתוב משימות חדשות שנכנסו במהלך היום. אחרי כמה ימים של ביצוע אותן משימות אנחנו יכולות לראות בקלות כמה זמן בדיוק נדרש לנו לכל פעולה. אין צורך ברגשות אשם לגבי זמן ההמצאות באינסטגרם לשיווק. פשוט הקצי לזה זמן ייעודי וריאלי וכשאת שם – התעסקי רק בזה.
הגדרת זמן ריאלי למשימה
כשאת מחליטה כמה זמן להקציב לכל משימה, תוסיפי עוד חצי שעה שעה לדברים לא מתוכננים והתעכבויות. כדי לקבל החלטה יחסית מדוייקת לזמן הדרוש, נסי לחשוב על משימה דומה שביצעת בעבר. קחי בחשבון זמני נסיעות והתארגנות.
לשבץ משימות בזמן הגיוני
למשל: לא הגיוני להכניס ״כתיבת טיוטת 2 חוצצים ראשונים בפלאנר חדש״ ב-21:00 אחרי יום עמוס בטירוף, או בהפסקה של חצי שעה בין פגישות. כדי שהלו״ז שלך יהיה כזה שמה שכתוב בו מתבצע ולא נגרר מיום ליום (מתכון סיפוק ארוך טווח ותחושת הישגיות כיפית!), היי כנה עם עצמך בזמן בנייתו.
לא לענות מיידית לאימיילים ושאר התראות מקפצות מאפליקציות שונות
זהו הרגל קשוח מאוד, אך אפשרי לריסון. בדרך תרוויחו גם ריסון עצמי = דחיית הרצון המטריף להדוף מעמוד הדואר הנכנס מיילים לא מטופלים וגם תרגילו את העולם לא לצפות לקבל מכם מענה מיידי. כבר קיבלתי סימני שאלה, כשלא נתתי תשובות לוואטסאפ כעבור שעה, זה ממש לא היה דחוף, פשוט אנשים היום רגילים לתגובות מיידיות. זה ב-ס-ד-ר, סימני שאלה, או אימוג׳י עם פרצוף שואל לא הרגו עוד אף אחת. תנשמו, תמשיכו בשלכן ותתפנו לענות ברגע המוגדר שהקצבתן לכך בלו״ז.
העובדה שאנחנו לא זמינות 24/7 לא הופכת אותנו לפחות טובות וזה לא מדד להצלחה, להפך – היא נותנת לנו אפשרות לעבוד בצורה יותר יעילה ואיכותית. בפן התדמיתי זה ממתג אותנו כעסוקות ובעיקר – ככאלה המעריכות את זמנן באופן הראוי, מה שגורם ישירות לאחרים להעריך אותו באותה צורה.
לכבות את כל ההתראות בטלפון
ואז להחליט באופן מודע מאיזה אפליקציות אני מעוניינת בהתראה. אגב, ברירת המחדל שלי כשאני מורידה אפליקציה חדשה היא לא לאפשר התראות. דונט קול אס ווי קול יו. וואן ווי וויל נייד יו
כשראיתי את ההשפעה השלילית של השיטוט הנרחב שלי ברשתות החברתיות, מיד הסרתי את כל ההתראות (טוב, לא ממש מיד…). לאחר מכן פתחתי את העמוד העסקי שלי בפייסבוק ובאינסטגרם והרגשתי שאני ״חייבת״ להחזיר אותן, ״אין לי ברירה״, הרי זה הלקוחות שלי. כעבור שנה אני גאה לומר שאת רב ההתראות הסרתי! זה היה תהליך לא פשוט כואב ובעיקר הדרגתי, אבל שרדתי לספר שזה להיט והשינוי על היום יום שלי הוא עצום (!!!).
פלאפון על שקט תמיד. תמיד.
מאז שעומר נולד (שנתיים) אני על טלפון שקט ללא רטט ועכשיו ממש מפריע לי באוזן לשמוע התראות של אפליקציות וצלצולים. זה לא אומר שאני מצליחה להסיט את ידי מהפלאפון ליותר מ-10-20 דק ברצף, אבל זה לגמרי אומר שאני מחליטה מתי להרים אותו, ולא הוא קורא לי. פעם אחת פספסתי שליח, שניסה להתקשר 8 פעמים ולא מצא את הבית :), אבל זה קורה לעיתים רחוקות מאוד ושווה את זה.
בזמן האחרון גם הגדרתי את האייפון על מצב שינה מ-23:30 עד 06:30 שזה בכלל תענוג. (נמצא ב- Clock → Bed Time) יתרונות – קמה יותר חדה + לא מקבלת התראות ושיחות נכנסות בזמנים הללו.
פירוק למשימות פיציות
לפרק משימה לרמה הכי הכי קטנה שאפשר. משימה פחות הגיונית – לכתוב הרצאה. משימות טובות וממוקדות – לחשוב על 3 אופציות להרצאה חדשה, ליצור ראשי פרקים להרצאה, לכתוב פתיח להרצאה, לתזמן כל חלק בהרצאה וכו. תראי איך הפירוק מיידית מזיז לך פרויקטים ומשימות מורכבות שאת כבר מלא זמן מנסה להוציא לפועל. כשהמשימה גדולה ומורכבת ואנחנו לא יודעות מאיפה להתחיל, קל לנו להיסחף לדברים אחרים ולא להתמקד בביצוע שלה.
ניתוב במקום ביצוע של משימות חדשות
כדי שמשימות חדשות לא יפריעו לנו בזמן שאנו ממוקדות בעשייה, נכניס אותן כשמגיעות, ללו״ז עתידי, כדי שלא יעסקו אותנו מחשש לשכוח אותן/רצון לטפל בהן מיידית. לדוגמא – נכנס לי מייל מהוטרינרית של ג׳ימי, אני לא רוצה להתעסק בו באמצע העבודה, ואני גם לא רוצה שיהיה מול העיניים שלי בדואר הנכנס. אכניס אותו מיד בתור משימה בחמישי/מוצ״ש – בפגישת היומנים שלי ושל אופיר על הלו״ז לשבוע הקרוב – זה יהיה הזמן האידיאלי לקבוע מתי לשבץ את המשימה הזו בלו״ז.
לרכז לרכז לרכז
בין העצות הכיייי טובות שאני יכולה לתת לכן – כל מה שאפשר רכזו ל״חבילה אחת״, למשל – פגישות – רכזי לאותו יום ובאותו בית קפה / משרד / אזור. ניקיונות לבית – רכזי לזמן קבוע למשל – כל יום ב-20:00. קניות אונליין סופר + שוק – רכזי לאותה משבצת זמן קבועה, אחת לשבוע. מעברים בין משימות שונות לוקחים נצח של זמן + אנרגיה – יש חיסכון אדיר במשאבים כשאנחנו מרכזות משימות מאותו הסוג לזמן מסוים. זה תקף גם לקריאת מיילים ופתיחת אפליקציות. אני מכירה עצמאית שנמצאת פעם בשבוע בפייסבוק, ומישהו סופר עסוק ומצליח שנכנס אחת לכמה ימים למייל. זה אפשרי.
אולי עוד כמה שנים המחקרים ילכו שוב לטובת המולטיטאסקינג, בינתיים התוצאות מדברות בעד עצמן ויום בו המיקוד שלי הוא במשימה אחת בכל זמן נתון, הוא יום יותר יעיל, חד משמעית וללא ספק.
יום יעיל בעיניי, הוא לא כזה שהצלחתי ״לדחוף״ בו מיליון משימות, אלא כזה שהצלחתי לסיים בו משימות בצורה טובה, יסודית ושתוכן המשימות איכותי, כזה שהיה חשוב לי לקדם ולא – מענה לוואטסאפ, הדיפת מיילים והתראות פייסבוק.
הדבר החשוב יותר מהכל – יישום. לכולנו יש ביד ערמות של טיפים, מסקנות, ממצאים ותובנות בנוגע לניהול זמן נכון, כמו גם על תזונה נכונה ובריאה וכושר ועוד. הדבר היחיד שעושה את ההבדל הוא – יישום כל הידע שברשותנו. מודה שלקח לי המון זמן ליישם את השיטות שכתבתי מעלה ואני מכירה אותן כבר דיי הרבה זמן, אבל כשזה מיושם סוף סוף – הדברים קורים, כשאני עוברת ממוד ״ככה זה״, ״ככה אני״, ״אני לא יכולה לא להיות זמינה״, ״אני חייבת להגיד לזה כן״ למוד ״הכל יכול לחכות״, ״שום דבר לא בוער״, ״העולם לא יתמוטט אם אני אענה עוד שעה״. הרשתות החברתיות, בעזרת ההתראות וצורת השימוש בהן, הרגילו אותנו לחשוב שהכל דחוף ודורש טיפול ומענה מיד, ותאמינו לי שיש להן המון אינטרסים לכך, אבל זה לא המצב וזו לא המציאות. צרו לעצמכן את המציאות בה אתן רוצות לחיות.
אני נועה בן ישי שקד – מאוהבת ברשימות, מחברות, קפה קר וגוד וייבס. כבר עשור שאני מפיקה אירועי תרבות וקולינריה ובשנה האחרונה חיברתי את יכולות ההפקה והאהבה הגדולה שלי לרשימות ויצרתי פלאנרים, סוג של מפיקת כיס, לליווי תהליכים שונים בחיים (חתונה, הריון, כלכלה משפחתית, מעבר דירה ופתיחת עסק). אני אוהבת לקחת רעיונות עסקיים, שאיפות אישיות, חלומות, ותחנות בחיים ולפרק אותם לגורמים קלים ליישום. איך? על ידי הסברים, טבלאות, צ׳קליסטים, רשימות למילוי ומדבקות.